Gmail入门级使用心得

我决定抽空写一个系列的我的information processing心得,包括如何管理邮箱/网络阅读材料/文献/个人文档等……从最简单的邮箱开始好了。

在Gmail已经被广泛使用的现在写这篇日志有什么价值呢?——因为我时不时的能看到这个或那个邮箱Inbox中有数千封未读邮件的可怜人,时不时的能听到“mailing list太多邮件受不了了”的抱怨,时不时的能碰见因为自己无数个邮箱中其中一个有重要邮箱忘了查而误事的倒霉蛋……写下这篇日志,以后再有人向我抱怨类似的事情,我就可以扔给他/她一个链接了事^o^

PS:我试着搜索一些现有的教程/使用技巧,发现还是自己写比较好……

我的Gmail是这样子的(已经了解如何做的……谢谢你们捧场!):
1. 将Inbox(收件箱)当成我的To-do list——只出现等待我处理的事情;
2. 订阅的期刊、讨论组及其它mailing lists自动从Inbox中消失,不会出现新邮件提醒;
3. 登录Gmail即可收取我所有邮箱(从北大未名BBS站内信到.gov美国政府信箱)邮件,并用原始地址回复。

Anting's Gmail

点击看大图~

如何做到的呢?这些需要使用Gmail的几个功能:Archive、Filter、Accounts and Import。开始之前,确保你的Gmail界面语言是English (US)——中文界面在功能更新方面有所滞后,无法保证使用下面提及的所有功能。

1. 将Inbox作为To-do listRandy Pausch认为这不是个好主意),即将Inbox作为(部分的)To-do list能让你对哪些邮件需要处理一目了然,并且排除那些不该让你烦心的事情。首先,去Settings->Labs那里打开Send&Archive功能。Archive的意思是将这封信从Inbox中移除(在All Mail处仍可见)。然后,规定一个发送邮件Archive的标准,比如我的标准是:“回复后不需要等待对方答复的”。对此类邮件全部点Send&Archive按钮。对于接收到的邮件,只要是“读过一次就可以”的邮件,全部Archive。留在Inbox里的邮件只有待处理(或者在短期内还需反复阅读)的邮件。如上图,我的Inbox中还有五封邮件,其中两封是本周课程作业,两封是实验室事务,还有一封是待回复邮件。是不是很清爽呢~?

2. 避免Regular mail在Inbox中出现。我使用Gmail订阅学术期刊(看Academic处有120封未读,大部分是期刊目录——我暑假有段时间落下了很多,我在考虑删掉还是慢慢消化……),还有无数的mailing list——学校的、私人的……这些大多数属于一些不紧急的资讯,因此我设置了相应的filter和label(搜索框旁边:create filter),特别地,在filter中设置“skip the inbox (archive)”,这样这些regular mail就不会骚扰我啦!

Regular mail的特征有两种,一种是固定出现的发件人(或者mailing list地址),一种是你主动留下的特征收信地址。比如,我订阅的学术期刊,若每一本都设置一个filter就太麻烦了。而Gmail有这样的特性,比如我的地址是antingxu AT Gmail,那么antingxu+academic AT Gmail或者an.ting.xu AT Gmail也被认为是我的邮箱地址,即“+”号后面跟任意字符或者在原有地址中任意加“.“都会被Gmail认为是同样的邮箱。那么,只要我在订阅学术期刊的时候,将邮箱地址填写为anting+academic AT Gmail,就能用统一的filter进行Archive+add label “Academic”的操作了——有些网站不支持“+”这样的邮件地址,这时候就要用“.”地址并且再设一个filter——如果也不支持,那只能额外设一个filter了,但这样也不麻烦对吧?

对了,还可以给不同的label设置不同的颜色哦,让它们在Inbox中显得一目了然~还有,对于我这种强迫症患者来说,label多了以后也影响工作效率——每次有未读邮件我都想点开看,即便知道邮件内容不重要——于是我干脆把很多不需要即时查看的label也隐藏了,图中显示的是展开后的所有labels。

3. 使用一个Gmail帐号收/发别的邮箱邮件。首先,很多邮箱都有自动转发功能,对这些邮箱,直接让它们转发到Gmail,跳到下一步即可。否则(或者,你希望将所有的已有邮件都“搜集”到Gmail中来——这样就可以统一搜索和管理了!),你即需要到“Settings->Accounts and Import->Check mail using POP3”添加你的另一个邮箱。对于将别的Gmail帐号中的邮件导入,有特殊的方法,在此略过,欢迎自行Google。

特别提醒:自动转发一般比POP3收信更快。所以,我推荐的做法是,首先使用POP3收取邮箱中的已有邮件,然后设置自动转发(同时把Gmail中相应POP3设置删除)。

第二步,用Gmail发送别的邮箱地址的邮件(比如我的很帅的.gov邮箱嗯嗯),到“Settings->Accounts and Import->Send mail as”中添加帐号,按提示操作即可。

当这个技巧和Filter结合起来的时候,有一些很强大的事情可以做哦。比如,我对于几乎所有”一次性浏览“网站(论坛/下载网站……)的注册都使用别的邮箱(使用主邮箱的话怕被spam),然后把来自这个邮箱的邮件全部filter+label成”网络“。有人要问了:你用an.ting.xu之类的不也一样么?——马甲,马甲懂么?

文末再附送小tips一个:看上文截图,右下角有个小Gmail logo——这是个叫做Gmail Notifier的firefox插件,帮助我进行新邮件提醒。有了这个插件(由于我使用Zotero管理文献,因此工作时也常开Firefox),加上Google Voice的电话留言→邮件功能,发邮件(及电话留言)联系到我的速度往往比打电话本身更快……

提高工作效率,改善生活质量,从管好你的邮箱开始~~

7 Comments

  1. Comment by 51357:

    再来看第二遍了,和我自己的gmail规则融合了一下,感觉很不错,gmail收件箱的确需要把一些东西隐藏掉,一起我的可以说杂而乱……
    Zotero有时间能不能写写怎么用啊,我自己还是不太熟悉科研领域的用法,多谢~

  2. Comment by Lebaibai:

    我的收到好多LJ邮件

  3. Comment by hongye:

    膜拜...学习了

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